Možnosti dávkových oprav záznamů

Opakované zasílání již přijatých záznamů

Standardní import záznamů vylučuje ze zpracování záznamy, jejichž sigla+identifikační číslo (pole 910, podpole ax) se již v bázi vyskytuje.

Nastávají však situace, kdy chce knihovna již jednou zaslané záznamy poslat znovu:

1. opravily či doplnily se údaje v poli 910 (signatury, údaje o odběru seriálu, poznámky k půjčování)
2. knihovna dokument již ve svém fondu nemá a chce, aby její sigla byla z příslušného záznamu v SKC odstraněna
3. přibyla další sigla v lokálním souborném katalogu (VŠ, AV)
4. celý záznam byl opraven a doplněn, takže by pravděpodobně dostal vyšší váhu a mohl by nahradit původně poslaný méně kvalitní záznam (např. přibyl kvalitní věcný popis, záhlaví jsou připojena na autority)

Pro situaci 1 - 3 posílá knihovna dávku záznamu na "opravu odběru", pro situaci 4 na "opravu záznamu" Podle toho musí pojmenovat zasílaný soubor: na konci jména musí být _o nebo _z - viz konvence pojmenování souborů.

Opravit touto cestou nelze záznam ani údaje v poli 910 u seriálů!

Je to z toho důvodu, že správce záznamy seriálů upravuje a může docházet i k rozdělení údajů o odběru na dva záznamy - tyto změny by mohly být ztraceny a nahrazeny údaji nesprávnými.
Pro opravy údajů o odběru u seriálů je nutné použít online formulář, který bude obsahovat i pole pro vzkazy správci SK, co je třeba dále v záznamu opravit.

Celý záznam je možné dávkově opravit pouze v případě, že:

• v příslušném poli 910 je obsaženo jediné podpole x s identifikačním číslem záznamu v lokální bázi (tj. nedošlo k mergovaní více záznamů od jedné knihovny ani ke změnám v identifkačních číslech)

• dojde ke shodě 910ax v záznamu zasílaném za účelem opravy a v záznamu v bázi (tj. záznam již byl skutečně do SKC přijat s příslušným identifikačním číslem)
• shoduje se i sekundární klíč (tj. nedošlo ke změně v polích, z nichž se tento klíč vytváří; to sice zabrání tomu, aby se dal touto cestou vyměnit záznam, když se opraví např. překlep v názvu, ale zároveň to vyloučí možnou situaci, že knihovna, která má ve své bázi duplicitu identifikačního čísla nebo čísla měnila, způsobí převedení dalších vlastníků na úplně jiný, nesprávný záznam)
• zaslaný záznam má vyšší váhu než záznam v bázi, nebo stejnou váhu + shodného vlastníka; jinak dochází při shodě 910ax pouze k náhradě údajů v poli 910

Touto cestou tedy nelze opravit záznam pokud:

• knihovna změnila identifikační čísla ve své bázi
• záznam v bázi pod sebou skrývá dva nebo více záznamů od příslušné knihovny (skutečná nebo nepravá duplicita na základě shody klíče)
• došlo ke změně v klíčových polích (název, rok vydání, stránky ap.)

Údaje v poli 910 je možné dávkově opravit pouze v případě, že:

• v příslušném poli 910 je obsaženo jediné podpole x s identifikačním číslem záznamu v lokální bázi (tj. nedošlo k mergovaní více záznamů od jedné knihovny ani ke změnám v identifkačních číslech)

• dojde ke shodě 910ax v záznamu zasílaném za účelem opravy a v záznamu v bázi (tj. záznam již byl skutečně do SKC přijat s příslušným identifikačním číslem)

Oprava údajů v poli 910 / Odpis sigly

Zásada:
zasílaný soubor musí obsahovat celé záznamy (kvůli tvorbě klíče) a ve jménu souboru musí být na konci označení _o (např. aba001uc.mal_oo2006_o).

Ve společném souboru mohou být obsaženy záznamy k opravě údajů i k odpisu sigly.

Oprava pole 910:
Dojde-li ke shodě identifikačního čísla, v záznamu v bázi je příslušný výskyt pole 910 nahrazen obsahem pole 910 ze zasílaného záznamu. Je-li na vstupu více výskytů pole 910 (např. u souborných katalogů VŠ nebo AV), dojde k výměně údajů u všech.

Odpis sigly:
Aby došlo k odpisu sigly, je nutné, aby podpole p v poli 910 (poznámka) obsahovalo hodnotu "ODPIS". Při shodě identifikačního čísla je příslušný výskyt pole 910 vymazán. V případě, že příslušná knihovna byla jediným vlastníkem dokumentu, zůstává v záznamu sigla ABA100 (=bez vlastníka).

Oprava záznamu

Zásada:
ve jménu souboru musí být na konci označení _z (např. aba001uc.mal_oo2006_z).

K náhradě celého záznamu (se zachováním údajů o dalších vlastnících záznamu v dalších výskytech pole 910) dojde v případě shody identifikačního čísla i sekundárního klíče:
a/ pokud má nový záznam vyšší váhu než záznam v bázi
b/ pokud má nový záznam stejnou váhu, ale oba záznamy mají stejného vlastníka
V ostatních případech dojde pouze k náhradě příslušného výskytu pole 910.

Statistické a chybové výstupy

Výsledky importů oprav jsou přístupné na http://aleph.nkp.cz/web/skc/sigla/siglao.htm (např. http://aleph.nkp.cz/web/skc/aba100/aba100o.htm)

"Opravit" záznamy, v nichž došlo ke změně v klíčových polích a které tudíž nebylo možné opravit touto cestou, je možné dvěma kroky:

1/ poslat tyto záznamy jako "ODPIS", čímž se docílí odstranění výskytu příslušné sigly a příslušného identifikačního čísla
2/ poslat tyto záznamy znovu jako nové