Formulář umožňuje zapisovat údaje o připravované nebo dokončené digitalizaci do záznamu, který už je v Souborném katalogu ČR uložen.

K práci s formulářem je třeba

• přístup na internet (verze exploreru 5.5 a vyšší)
• sigla a heslo (Přidělí správce souborného katalogu. Lze použít heslo přidělené k aktualizaci odběru periodik.)

Formulář se otvírá jen nad konkrétním vyhledaným záznamem.

1) V bázi SKC se vyhledá záznam požadovaného titulu (u seriálů je výhodné vyhledávat v dílčí bázi Seriály)

2) V pravé části lišty nad vyhledaným záznamem se zobrazí nabídka Služby pro knihovny. Z nabízených služeb vybereme Evidence digitalitzace.

3) Poklepáním na tuto nabídku se otevře  přihlašovací formulář, kde je nutno vyplnit siglu  (tři velká písmena a tři čísla bez mezery) a přidělené heslo (je třeba rozlišit malá a velká písmena).

3) Otevře se formulář pro Evidenci digitalizace

Sigla se nevyplňuje – je natažena z přihlašovacího formuláře a zobrazuje se vždy nad formulářem

Do okénka s názvem Roky: nebo Svazky: se vyplní údaje o digitalizovaných rokách/svazcích (mohou se lišit od roků/svazků uvedených v odběru)

Status digitalizace – v okénku se vybere z nabídky digitalizuje se/digitalizováno (formulaci „digitalizuje se“ uvádíme pro připravovanou digitalizaci).

Po dokončení digitalizace se do políčka URL napíše adresa ve tvaru http://adresa, na níž je digitalizovaný dokument vystaven

Do políčka Poznámka zapisuje knihovna, pokud je dokument dostupný pouze z IP adresy počítačů v knihovně (např. Dokument je dostupný pouze z IP + název knihovny event. Sigla), lze upřesnit, že jde o chystanou digitalizaci, apod.

Formulář nabízí možnost Vymazat údaje ze záznamu – lze použít při zrušení, chybném zápisu do jiného záznamu apod.

Třetí nabídka Pouze zpráva umožňuje zaslat správci báze informaci o chybných bibliografických údajích v záznamu, o duplicitních záznamech (stačí z jednoho duplicitního záznamu napsat informaci duplicita) apod.

Žádost o přidělení čnb: Je-li záznam v bázi SKC a chybí v něm  pole 015 - cnb (číslo národní bibliografie) – zašle knihovna požadavek o přidělení pomocí formuláře text: Žádáme o přidělení čnb.

Pro potvrzení údajů ve formuláři je třeba vyplnit políčko Kontaktní adresa. Vyplnění e-mailové adresy je v tomto formuláři povinné.

Chybí-li záznam na dokument v Souborném katalogu ČR, pošle knihovna e-mailem (na adresu miroslava.kendeova@nkp.cz – u seriálů, jan.matejovic@nkp.cz – u monografií) základní údaje dokumentu (název, místo vydání, vydavatel; u seriálů roky vydávání, ISSN, a roky, které má knihovna ve fondu, případně věcné zaměření titulu; u monografií rok vydání a počet stran). U připravované digitalizace napíše knihovna i tuto skutečnost.

Správce báze záznam do katalogu doplní.