On-line aktualizace údajů o digitalizaci dokumentů
K práci s formulářem je třeba
- přístup na internet (verze exploreru 5.5 a vyšší)
- sigla a heslo (Přidělí správce souborného katalogu. Lze použít heslo přidělené k aktualizaci odběru periodik.)
Formulář se otvírá jen nad konkrétním vyhledaným záznamem.
1) V bázi SKC se vyhledá záznam požadovaného titulu (u seriálů je výhodné vyhledávat v dílčí bázi Seriály).
2) V pravé části lišty nad vyhledaným záznamem se zobrazí nabídka Služby pro knihovny. Z nabízených služeb vybereme Evidence digitalitzace.
3) Poklepáním na tuto nabídku se otevře přihlašovací formulář, kde je nutno vyplnit siglu (tři velká písmena a tři čísla bez mezery) a přidělené heslo (je třeba rozlišit malá a velká písmena).
4) Otevře se formulář pro Evidenci digitalizace
Sigla se nevyplňuje – je natažena z přihlašovacího formuláře a zobrazuje se vždy nad formulářem
Do okénka s názvem Roky: nebo Svazky: se vyplní údaje o digitalizovaných rocích/svazcích (mohou se lišit od roků/svazků uvedených v odběru)
Status digitalizace – v okénku se vybere z nabídky:
- zdigitalizováno = hotová digitalizace; musí být uvedeno též URL
- digitalizuje se = digitalizace probíhá, nebo již dokončena, ale ještě není digitální dokument dostupný
- vybráno k digitalizaci = již k digitalizaci připraveno (je jisté, že se digitalizovat bude)
- plánovaná digitalizace = rezervace titulu v delším časovém horizontu
Po dokončení digitalizace se do políčka URL napíše adresa ve tvaru http://adresa, na níž je digitalizovaný dokument vystaven
Do políčka Poznámka zapisuje knihovna, pokud je dokument dostupný pouze z IP adresy počítačů v knihovně (např. Dokument je dostupný pouze z IP + název knihovny event. Sigla), lze upřesnit, že jde o chystanou digitalizaci, apod.
Zpráva pro správce báze se využije k doplnění bibliografických údajů, nahlášení chybných údajů, informaci o duplicitě a především k žádosti o přidělení čČNB, pokud ho záznam nemá, tj. chybí-li pole 015. V tomto případě je třeba zapsat Žádáme o přidělení čnb.
Pro potvrzení údajů ve formuláři je třeba vyplnit políčko Kontaktní adresa.
Vyplnění e-mailové adresy je v tomto formuláři povinné.
Kromě možnosti vložit/aktualizovat údaje o digitalizaci nabízí formulář další možnosti zaškrtnutím příslušné volby (nahoře):
Vymazat údaje ze záznamu – lze použít při zrušení, chybném zápisu do jiného záznamu apod.
Pouze zpráva - umožňuje zaslat správci báze informaci o chybných bibliografických údajích v záznamu, o duplicitních záznamech (stačí z jednoho duplicitního záznamu napsat informaci duplicita) apod.
Ukázky konkrétních situací využití formuláře
Chybí-li v Souborném katalogu ČR záznam na dokument, pošle knihovna e-mailem (na adresu miroslava.kendeova@nkp.cz – u seriálů, jan.matejovic@nkp.cz – u monografií) základní údaje dokumentu (název, místo vydání, vydavatel; u seriálů roky vydávání, ISSN, a roky, které má knihovna ve fondu, případně věcné zaměření titulu; u monografií rok vydání a počet stran). U připravované digitalizace napíše knihovna i tuto skutečnost. Správce báze záznam do katalogu doplní.
